De opdrachtgever
Jan de Jong Verhuizingen is al jarenlang een vertrouwde naam in Noord-Nederland. Vanuit hun locatie in Groningen voert het team dagelijks allerlei soorten verhuizingen uit: van particuliere verhuizingen tot projecten met tijdelijke opslag of internationale verhuizingen. Met ruim 70 medewerkers, 10 vrachtwagens en meerdere bijwagens zijn ze één van de grootste verhuisbedrijven in het noorden.
De uitdaging
Tot een paar jaar geleden werkten ze bij Jan de Jong met allerlei verschillende systemen en veel papierwerk. Een verhuisbevestiging opstellen kostte soms wel vijftien minuten per keer. Ook planning, facturatie en opslag liepen allemaal via verschillende systemen. Dat werkte, maar het kon efficiënter. Er ontstond een wens voor één systeem waarin meerdere processen samen konden komen en aan elkaar gekoppeld konden worden. Standaard software sloot onvoldoende aan bij de processen van Jan de Jong, dus maatwerk was nodig.
De oplossing
Nordique ontwikkelde voor Jan de Jong een maatwerk CRM-systeem, genaamd Verhuiscompas. Wat begon als een systeem voor klantregistratie en afspraakbeheer, groeide uit tot een breder platform die precies past bij de processen van Jan de Jong. Inmiddels bevat Verhuiscompas onder andere:
- Klantregistratie en afspraakbeheer
- Automatische verhuisbevestigingen
- Koppeling met Exact voor facturatie
- Planning van voertuigen én medewerkers
- Koppeling met Outlook voor inventarisatie-afspraken
- Digitale werkbonnen via tablets in de vrachtwagens
- Integratie met Trimble-software
De chauffeurs kunnen via de tablet hun taken bekijken, starten en afronden. Deze gegevens worden automatisch teruggekoppeld naar Verhuiskompas. Uiteindelijk wordt ook de urenregistratie van medewerkers hieraan gekoppeld. Het doel: minder papier en efficiëntere werkprocessen.
Het resultaat
Verhuiscompas wordt nog steeds doorontwikkeld, maar de verschillen zijn nu al duidelijk te merken. Veel processen verlopen sneller en soepeler. Verhuisbevestigingen worden nu in een paar minuten gemaakt en verzonden. De planning is inzichtelijker, en medewerkers hebben altijd de juiste informatie bij de hand. Zowel op kantoor als de verhuizers onderweg. Jan de Jong Verhuizingen vindt het belangrijk om bij te dragen aan een duurzamere wereld. Dit doen ze door het gebruik van elektrische wagens en een elektrische vrachtwagen, maar nu ook door minder papier te gebruiken.
Verhuiskompas is nog volop in ontwikkeling, maar toch kijken ze bij Jan de Jong Verhuizingen uit naar de toekomst. Binnenkort worden ook de urenregistratie en verloning digitaal geregeld, waardoor nog meer processen geautomatiseerd worden.
De samenwerking met Nordique verloopt super. Iedere twee weken hebben wij een meeting over de voortgang. Is er tussentijds iets aan de hand? Dan wordt er direct geschakeld. De mensen bij Nordique zijn zeer kundig en prettig in de omgang. Niets is te gek. En als iets wel te gek is, dan zeggen ze het en komen ze met een beter alternatief.” – Stijn van Hoof | Procesbeheerder
